Многие пользователи, находясь в интернете, совсем забывают, что по другую стороне монитора также находятся люди, которым хочется комфортного общения. Чтобы его достичь этого, есть правила как вести деловую переписку, чтобы разговор закончился благоприятно. Перечень таких правил называют цифровым этикетом.
Деловые переписки в интернете являются неотъемлемой частью ведения своего проекта. Они пригодятся и при продвижении сайта и при работе с соцсетями для общения с партнёрами и аудиторией.
Оглавление
Установка правил
Первое правило, как вести деловую переписку – установить, как вам будет комфортно работать и когда лучше связываться. Лучше заранее уточнить, в какое время вы готовы принимать звонки, в каких мессенджерах лучше общаться и позволено ли в целом.
Лучше всего обусловить рабочее время, в которое каждой из сторон будет удобнее звонить или отвечать на сообщения. Чем больше деталей будет уточнено – тем лучше и комфортнее получится общение с человеком. Самое главное – избежать влезания в его личное пространство: предупреждать о звонках, писать только в рабочее время и прочее.
Ресурсы
Любому человеку, связанному с бизнесом, известно, что нужно ценить деньги и время. Чем больше времени и средств будет сэкономлено во время переписки или звонка – тем лучше. Например, клиенту отправляются файлы с готовой работой на согласование, а тот в ответ отвечает голосовыми сообщениями, где каждое второе предложение – не по теме. Это – явно неполезный пример того, как вести деловую переписку.
Желательно избежать голосовых сообщений вообще – они тратят много времени. Для экономии также лучше указывать тему письма.
Юридическая сила
Сообщения всегда могут быть отправлены посторонним, а также – нотариусу. Они наделены юридической силой – касается это обоих сторон – отправителей и получателей.
Самое главное – даже если договорённость о новых условиях договора произошла через телефон, следует создать этому письменное подтверждение. Как правило, отправляется сообщение через почту с просьбой повторить согласие. Это позволит избежать конфликтов и поможет подтвердить, что новые условия были согласованы.
Письма
Прежде чем написать письмо с обращением, лучше сначала прикрепить файл. Так можно избежать ситуаций, когда сначала отправляется письмо с текстом, а потом второе письмо – с файлом. После прикрепления файла нужно написать текст письма, потом – указать тему. Напоследок уже отметить тех, кому письмо адресовано. Это поможет избежать случайной отправки странного сообщения всей клиентской базе.
Отправка информации
Любую информацию лучше всего отправлять в виде текста, а не фотографии. Это относится и к сканам реквизитов банковского счёта, и к номерам телефона, и к адресам электронной почты. Лучше всего потратить немного времени, но отправить информацию в текстовом формате – в дальнейшем это поможет избежать ошибок. Ведь, как-никак, во всех играет человеческий фактор, а одна упущенная цифра в банковских реквизитах может доставить немало проблем.
Информирование о получении письма
Лучше всего избежать вопросов к клиенту о том, доставлено ли ему сообщение. Также это относится к информированию о том, что письмо было отправлено. Клиент может самостоятельно проверить сообщение и его содержимое тогда, когда будет свободен, приложение однозначно присылает ему уведомление.
Если, всё-таки, позвонить клиенту и уточнить, пришло ли письмо, это может привести к лишней раздражительности и даже конфликтам. Если знать, что информация дошла – важно, всегда можно в письме попросить клиента оповестить о том, что он всё прочитал и изучил.
Автоответчик
Чтобы не пропадать с глаз клиентов – хорошим вариантом станет возможность включения автоответчика. В таком письме лучше всего написать, на какое время не будет доступа к почте, как можно связаться, если вопрос срочный и не требует замедлений. Со стороны получателя автоответа требуется ответить на него, чтобы пользователь в дальнейшем мог установить, решены ли дела или нет.
Интонация
Не нужно при деловой переписке использовать сленг или другие слова, которые не соответствуют официальному стилю. Если отношения с клиентом или коллегой недостаточно хороши – лучше избежать странных неуместных фраз. Также не стоит забывать о простейших правилах вежливости.
Грамотность
Составленное письмо должно соответствовать правилам орфографии и пунктуации. Неграмотность может сыграть злую шутку для обеих сторон и выставить их некомпетентными. В интернете есть много сервисов, которые проверяют орфографию – никто не запрещает пользоваться ими.
Неправильная работа с Google-документами
Google-документы – это полезный инструмент, который позволяет экономить время на переписку, но при этом всем быть в едином инфополе. Сложности возникают, когда обе стороны работают с документом, а не просто просматривают его.
При работе с ними могут возникать проблемы. Не каждый может использовать этот формат – это нужно уточнить заранее. Названия документов должны быть чёткими и по делу, а доступ – открытым по ссылке или для общего доступа.
Не стоит недооценивать закладки и комментарии – они помогают контролировать большие тексты и брать из них самое важное. Также нужно придерживаться приличного форматирования, использовать подчёркивание, курсив и другие инструменты.
Деловая переписка – одна из важных для установки связи с партнёром. Если придерживаться этикета и перечисленных правил – можно значительно улучшить коммуникацию с клиентами и улучшить мнение о себе и своей деятельности.
